TÜBİTAK Proje Harcamaları: Mali Raporlama Rehberi ve Sık Yapılan Hatalar

Ar-Ge projelerinde teknik başarı (kod yazmak, prototip üretmek) sürecin sadece yarısıdır. Kalan %50, bu harcamaların mali mevzuata uygun şekilde belgelenmesidir. Doğru raporlanmayan her harcama, firmanın öz kaynaklarından verilen bir tavizdir.

SMMM mi, YMM mi? - Müşavir Yetki Sınırları

Birçok projede sadece YMM zorunluluğu olduğu sanılır, ancak mevzuat belirli sınırlar dahilinde SMMM'lere de yetki vermektedir:

• ›SMMM Yetki Sınırı: Belirlenen bütçe limitlerinin altında kalan projeler için harcama belgelerinin uygunluğunu SMMM onaylayabilir.
• ›YMM Zorunluluğu: Proje bütçesi limitleri aştığında tam tasdik raporu için YMM mührü şarttır.
• ›Ortak Sorumluluk: Her iki müşavir de harcamaların doğruluğundan TÜBİTAK'a karşı müteselsilen sorumludur.

Harcama Kalemleri ve Kritik Kontroller

Personel Giderleri (G011)

• ›Adam/Ay (A/A) Oranı: Personelin projeye ayırdığı vakit (En fazla 1.0)
• ›Belgeleme: Bordro + Banka Dekontu + Aylık İmzalı Zaman Çizelgesi
• ›5746 Kanunu: SGK ve vergi muafiyetleri net tutardan düşülmelidir

Alet, Teçhizat ve Yazılım (G012)

• ›Amortisman: Sadece proje süresine isabet eden yıpranma payı desteklenir
• ›Yerli Malı Belgesi: +%15 ek destek avantajı için mutlaka sisteme yüklenmelidir
• ›Sıfır Alımlar: Faturalı ilk satın alımlar desteklenir

Hizmet Alımı ve Seyahat (G014-G015)

• ›Hizmet Alımları: Toplam bütçenin %20'sini geçmemelidir
• ›Seyahat Belgeleri: Fatura yetmez; uçak biniş kartları (boarding pass) dosyada bulunmalıdır

Sık Yapılan Hatalar ve Çözümler

• ›Elden ödeme veya nakit avans: Maaşların bankadan ödenmiş olması zorunludur.
• ›Proje bitişinden sonra kesilen fatura: Faturaların proje süresi içinde olması şarttır.
• ›Açıklamasız havaleler: Fatura No'sunun dekontta yazılması gerekir.
• ›Adam/Ay oranı >1.0: Personelin proje başka işlerinde de görev yapıp yapmadığını belgeleyin.